遼寧省遼陽市計量所 閻爽
一般情況下,市級法定計量檢定機構應根據預先制定的日程表和程序定期對其活動進行內部審核,以驗證其運行持續符合管理體系和JJF1069-2007《法定計量檢定機構考核規范》的要求。筆者作為機構的內審員,從多年的實踐中體會到,要做好內審工作可以從以下三個方面入手:
一、明確內部審核目的
內審是一種符合性檢查,并可能識別改進機會。從管理體系運行的持續符合性出發,通過對發現的問題采取相應糾正措施、預防措施,推動管理體系的改進。內部審核是第一方審核,其輸出是管理評審的輸入并能為實驗室的自我合格聲明提供保證,它是機構最高管理者履行其職責的重要工作之一,用以確定管理體系是否得到有效實施與保持。以往,機構在面對考核和標準復查時,往往在自查的基礎上彌補疏漏之處,工作不自覺地處于被動狀態。實際上,內審是機構自我評價的一種方式,是對管理體系符合性、有效性進行的系統的、獨立的檢查,進而可以提高管理的實效。
二、選擇稱職的內審員
內審員指有能力實施機構內部審核的人員,他們是管理體系內審的具體實施和承擔者。機構要選擇培養有工作能力的稱職的內審員,對他們提出質量管理體系和專業知識方面的要求。為了奠定實施內審的基礎,機構要加強對內審人員的培訓,依靠外界力量,通過系統授課、自主學習、實踐參與等途徑來提高內審能力。除了培訓、授權以外,機構還要對內審員的工作經歷和職業素質作出相應的規定,他們最好來自于組織內部,熟悉情況,有利于發現問題和跟蹤驗證,做到及時有效。換言之,機構應選擇對整個體系有所了解并有一定專業特長和工作經驗、交流表達能力較強并為人正直的人員擔任內審員,并應盡可能使其獨立于被審核部門,以利于內審工作的開展和管理水平的提高。
三、嚴格實施內部審核
內審可以“有效運行體系、提高管理水平”作為出發點或著眼點,在實施時可依據這樣的線索展開:受審核部門的職責是否落實到位,是否按照JJF1069-2007的規定開展檢定/校準/檢測活動,是否按照質量手冊的相關要求進行管理,實施的效果怎樣。最終,讓審核發現為體系的持續改進提供依據。
1.確定任務,周密策劃
機構應根據批準的年度審核計劃,確定當次審核任務、審核時間和審核組,策劃和編制具體實施計劃,以保證內審有序進行。在實施過程中,先召開首次會議,由組長介紹審核人員分工及日程安排,澄清審核計劃中不明確的問題,并確定末次會議的安排,為成功內審做好準備。
2.嚴格對照,細致審核
在整個過程中,現場審核是成功內審的關鍵環節。作為內審員,要運用適合和有效的方法,檢查受審核部門在執行體系過程中“做了沒有”、“如何做”、“做得怎樣”。特別應注意不要停留在文件和口頭上,并應以正當方式收集證據,對事不對人,一般不要超越預定審核范圍,更不要查不出問題不收兵,認真做好記錄,確保審核發現的可追溯性。
3.認真總結,正確判斷
現場審核中,內審員之間要相互交流受審核部門做得如何、存在哪些問題、對發現的問題如何判斷其不符合狀態等。在充分討論的基礎上,填寫“內部審核不符合報告”。在末次會議上,對內審的全過程進行分析研究,對審核發現進行評價,提出糾正措施要求,并對如何改進管理體系提出建議。
4.正視不符合項,進行跟蹤審核
跟蹤審核是內審的一個組成部分,是當次審核活動的延續,旨在對機構所采取的糾正措施的實施情況及其有效性進行驗證、判定和記錄,以確保審核中發現的不符合項得到消除。這樣,在一定程度上可以促使機構各部門規范體系的運行并獲得自我完善的改進機會。
在實際工作中筆者體會到,成功的內審必須以促進法定計量檢定機構管理水平的提高為目的,只有以求實、求真的態度,才能做好內審工作。
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更多>2019-01-29