準確可靠的環境監測計量器具，不僅可以保證監測數據的準確性、可比性，還為環境管理提供了有力的技術保障。因此，計量器具是保證環境監測質量的關鍵設備，而環境監測計量器具和設備的購買、安裝調試、使用檢測，直至停用報廢都離不開檔案管理。江蘇省揚中市環境監測站在購好、用好、管好環境監測計量器具和設備的同時，切實加強了監測計量器具和設備的檔案管理工作。   

　　一、編制質量管理體系文件

　　《質量手冊》是我站最高層次的質量管理文件，為此我們在手冊中明確規定了站技術負責人應指導檔案管理人員建立并保存對檢測器具有重要影響的每一設備及其軟件的記錄。記錄至少應包括設備及其軟件的識別；制造商名稱、形式標志、系列號或其他唯一標志；對設備是否符合規范的核查；當前的處所；制造商的說明書，存放地點；所有校準報告和證書的日期、結果及復印件，設備調整、驗收準則和下次校準的預定日期；設備維護計劃，以及已進行的維護；儀器設備操作保養維護規程；設備的任何損壞故障、改裝或修理等。在此基礎上，我們還編制了《儀器設備的控制和管理》、《記錄和檔案管理》程序文件及《儀器設備操作規程》的作業指導書。程序文件著重對《質量手冊》中規定的記錄內容作了具體的要求；作業指導書主要編寫了儀器設備的詳細操作步驟、注意事項及設備環境條件的要求等。 

　　二、加大檔案管理硬件投入

　　站領導非常重視檔案管理硬件的投入，利用通風透氣性好(約80平方米)的房子建立檔案室，投資近4000元購置了統一標準的檔案柜，并設有兼職檔案員，要求檔案員每年至少參加1～2次省、市舉辦的檔案管理及計量培訓班的學習。在此基礎上我站購置了6000多元的檔案軟件，配置了專門用于檔案管理的電腦和打印機。目前我站的檔案管理已經做到標準化和現代化。

　　三、強化計量器具和設備的檔案管理

　　1.管理要求方面
　　我站先后制定了一系列檔案、計量器具和設備的管理措施。要求管理人員不斷提高自身水平，特別是現代化管理水平。人員調離時要辦交接手續，以防資料丟失；嚴格檔案借還手續，借出資料須經站領導審核同意、并登記；加強檔案圖片資料的管理。

　　2.人員素質方面
　　我站要求每個操作監測儀器設備和技術人員持證上崗。

　　3.檔案管理
　　(1)我站按計量門類把計量器具和設備分七大類:即長度、熱學、力學、電磁學、無線電學、聲學、物理化學。采用計算機分類管理、統一編號，做到一機一檔，將儀器的申請批復、購置合同、驗收合格報告、儀器使用說明書、維修說明書、出廠合格證，使用保養登記本和操作規程，儀器的履歷本、報廢申請單，計量器具總臺賬、強制檢定計量器具管理目錄，計量器具周期檢定表、計劃表，計量器具溯源圖，檢定證書等資料、憑證存放在檔案盒內，檔案盒貼上分類標號，然后存放在檔案柜內。

　　(2)對在用儀器、設備、量具實施“綠、黃、紅”校準狀態三色標志管理；準備一機一本的“儀器使用登記本”，要求操作人員詳細記錄使用情況、異常情況，以及維護保養等內容。

　　(3)檔案管理員詳細記載每臺儀器放置的地點、房間號、保管人等內容。長期以來，我站通過加強計量器具和儀器設備的檔案管理，避免了盲目淘汰與購置，避免了因購進不合格產品給環境監測結果帶來的不良后果。

　　加強環境監測計量器具和設備的檔案管理，不僅有利于儀器設備檔案資料保管的完整性、掌握儀器設備運行狀況、為儀器設備維修提供可靠的依測工作的順利進行。