質量管理八項原則在實驗室中的應用系列講座
中國計量科學研究院 施昌彥 江西省計量測試研究院 虞惠霞
質量管理原則三:全員參與
“各級人員都是組織之本,只有他們的充分參與,才能使他們的才干為組織帶來收益?!?/b>
一、實驗室管理應以人為本
員工是實驗室中最活躍的因素,從基層員工到部門經理,無一不是實驗室的財富。擁有參與感的員工才能有集體的創造力,但員工對工作的熱情、對組織的忠誠、團隊精神和力求精益求精的責任感,這些對實驗室來說是最重要、最有價值的,往往很難量化評估。
如果實驗室完全信任自己的員工,依賴、愛惜自己的員工,并且經過教育培訓,使員工認同實驗室文化,使員工以自己的勞動成果為榮、以工作為樂、以自己的實驗室為驕傲。那么,員工價值不斷增值,實驗室的收益也會倍增。
不斷的改進可能來自各個層面,從決策層到實施層,員工是具體操作、直接面對顧客的,常常比經理更了解情況,知道怎樣把事情做好。有效的改進大多來自實驗室內部,不斷的改進只有依靠每一位員工,讓大家始終保持活力,鼓勵他們不斷學習、不斷成長,從而激發出他們內在的工作熱情。
二、管理的第一個工作就是提高人的素質
實驗室質量管理的根本是人員的質量管理,只有高素質的人,才能創造高質量的服務。因此,管理的第一個工作就是提高人的素質,包括建立質量意識、培養識別問題的能力、培養解決問題的能力、培養實施解決方案的能力。
提高人的素質要靠持續不斷的教育,而不能完全相信自學,沒有經過專業的培訓和教育,自學帶來的偏差可能會造成持續的錯誤。而不注重員工培訓,一味使用員工幾乎就是涸澤而漁。人需要不斷地學習,在信息社會,學習什么,什么渠道和方法可以最快地得到自己所需要的知識,如何利用他人的成果等都是很重要的。從專業知識的學習不僅可以獲得知識,也深刻地影響著人們的思想方法,有時后者更為重要。因此,實驗室管理者最重要的工作是隨時隨地教育和訓練他的員工。
三、提高質量和專業水平應成為全體員工的共識
一種錯誤的認識是,實驗室質量管理是質量工作者的專業,其他人只要了解與自己崗位相關的就可以了。其實,質量管理是每位員工必修的基礎課,只有使質量管理的思想深入人心,被實驗室大多數員工接受,進而使提高質量和專業水平成為全體員工的共識,那么,實驗室的質量方針才能得以切實貫徹和執行。
每個員工只有充分認識到自己貢獻的重要性和在實驗室中的作用,才能不斷挖掘自己的潛能。主管人員不僅應是自己所負責部門領域的專家,還要接受系統的質量管理相關知識的培訓,在質量管理和專業技術水平兩方面都成為具有領導力的管理者,幫助、帶領并激勵員工,引導員工提高質量和專業水平。
四、積極參與,勇于承擔責任
實驗室的質量管理活動是通過實驗室各部門、各層級人員參與檢測/校準服務實現過程及支持過程來完成的,過程的有效性主要取決于各層級人員的質量意識、工作能力和主動精神。實驗室貫徹“全員參與”原則,能使員工了解自身貢獻的重要性和在實驗室中的角色,接受所賦予的權力并承擔相應職責,識別實驗室對自身活動的約束,樹立工作責任感,主動解決各種問題;同時,使每位員工主動尋找機會接受教育、培訓,增強能力、技巧、專業技能,擴展并分享知識和經驗。
從一個新手成長為有經驗的技術人員,不僅自身需要不斷的學習,實驗室還要為他承擔和付出業務失利的代價。社會的變革如此迅速,員工在工作中出現失誤是在所難免的,特別是創新過程中允許的失誤。顯然,越是高層的管理者,實驗室為這種失誤付出的代價也就越大。
另一方面,每位員工不僅要積極參與實驗室事務,也要勇于面對失敗、承擔責任、為自己的行為和結果負責。無論最高管理者還是普通員工,只有勇于承擔責任、承認問題、解決問題,才能得到成長;反之,欺上瞞下、相互不信任的環境,則會扼殺員工的創造力。
五、讓人人參與
現代心理學大師馬斯洛認為人的需求有五個層次,即生理、安全、愛、尊重和自我實現。當一種需求得到相當滿足后,更高的需求就會出現,成為推動人繼續努力的內在動力,而已被滿足的需求則會減弱,甚至被遺忘或否定。愛的需求也就是社交需求。人是社會的一員,需要友誼和群體的歸屬感,人際交往需要彼此同情、互助和贊許;尊重的需求,包括要求受到別人的尊重和自己具有內在的自尊心;自我實現的需求,指通過自己的努力,實現對生活的期望,從而真正感到生活和工作有意義。
隨著社會的進步與發展,愛、尊重和自我實現已成為當今社會人們共同的需求,而實現全員參與,激發員工的工作熱情和效率,讓員工有決策權,使人們感覺到自己是實驗室的主人或擁有者,才能為實驗室發展注入原動力。不斷應對新的挑戰,發現自我、超越自我,在事業上不斷創新,大顯身手。得到公眾的認可,是每位員工心底的渴望,也是個人價值的體現。置身于彼此尊重、相互信任的實驗室團隊,從事有挑戰性的檢測/校準,在工作中享受樂趣,是員工共同的愿望。
六、讓決策權延伸到基層
在有的實驗室,任何一個關系到經費的行為,即使只是諸如購買低值易耗品這樣的例行公事,也都必須經過層層審批,這種復雜的制度帶來的繁瑣手續降低了效率,基層管理人員不知要消耗多少時間在解釋和等待之中,它阻礙了進步,實驗室卻難以下定決心摒棄它。為解決日常問題而出謀劃策,并非領導者的專利,那些從事具體工作、直接與顧客打交道的基層員工才最清楚實驗室的日常業務。貼近實際工作的人們擁有巨大的創造力和革新精神,實驗室要讓基層員工坦率地說出現有政策、規定和制度的弊端,提出好的想法,取消不必要的手續。一旦建議被采納并付諸實施,他們會更加盡職,而盡職的員工則會主動地提高工作效率。促使員工將他們掌握的情況和盤托出的最佳方式,就是授予他們更大的權利。而僅僅按照管理者的指示按部就班地執行,實驗室員工就很難主動多做工作。
七、創造參與的機會
實驗室領導要充分向下授權,盡量讓最了解情況的下屬去作決策;另一方面,實驗室要以新的方式來改進內部的溝通過程,為“無為而治”的管理方式提供基礎和豐實的內容。
1997年,GE總裁兼首席執行官韋爾奇大聲疾呼“高度參與”。他說:“一位領導者最重要的事,就是完全地尋找、珍視每位員工的意見,培養他們的尊嚴,這是最關鍵的因素?!?/font>
為了集思廣益,GE在公司上層建立了定期交流制度。每年的1月,公司500名高級經理在佛羅里達州的博卡拉頓用兩天半時間開會。在那里相互交流,不僅是通過正式的演講,而且在旅館房間里、雞尾酒會廳和更衣室。10月,經過更嚴格挑選的100名GE的頭頭們在鳳凰城的亞利桑那飯店舉行為期兩天半的交流會議。這次的會議從性質上更具戰略意義和普遍意義。
這類定期交流制度,使GE的高層領導得以彼此建立起和諧的關系,從而成為協調各企業集團經營的基礎。為了加強各部門之間的橫向聯系和協調,避免工作脫節或互相推諉,他們建立了聯席會議制度,即有關部門負責人定期開會,討論某些特定議題。
GE鼓勵員工提建議,并成立了“大家出主意”領導班子,還聘用一些大學教授參與?!按蠹页鲋饕狻睍h的參加者是從所有員工中逐級挑選出來的,他們對預定作為討論重點的業務問題比較熟悉。韋爾奇說:“我一有空就去參加這種會議,聽取他們的意見。然后對他們提出的建議逐一加以研究,并采取相應的行動?!睋烙?,每年,全公司有2000至25000名員工參加這樣的會議。同時,GE還經常邀請顧客參加,以便更為廣泛地聽取意見。
由于韋爾奇采取各種辦法動員上上下下的員工都來獻計獻策,從而為GE的發展提供了強有力的智力支持。
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更多>2018-12-02